东北财经大学研究生档案管理办法（修订）
东北财大校发[2015]29号
第一章 总 则
第一条 为适应我校研究生教育综合改革的需要，实现研究生档案管理的标准化、规范化和科学化，根据国家档案管理的有关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条 研究生档案是记录和反映研究生个人经历的重要文字材料，是考察研究生本人学习、工作、生活和成长情况的重要依据，研究生档案管理是研究生教育和管理工作的重要组成部分。
第三条 研究生院（研究生工作部）负责研究生档案管理工作的指导监督，各研究生培养单位负责研究生档案的保存管理。
第二章 拟录取考生档案的审核和整理
第四条 拟录取考生的档案由研究生院（研究生工作部）负责签收，根据研究生招生办公室提供的拟录取名单，按照考生所属研究生培养单位和专业进行分类整理。并于每年九月下旬移交至研究生培养单位。
第五条 研究生档案材料移交时，须填写研究生院（研究生工作部）统一印制的《档案移交登记单》，一式两份，由交接双方确认核对后签字，各执一份。
第六条 各研究生培养单位负责对拟录取考生档案进行审核，审核内容包括：
1.报考研究生前各个学习和工作阶段的档案材料是否齐全；
2.最后学历与报考学历是否一致；
3.相关党团材料是否齐全。
第七条 各研究生培养单位须将拟录取考生档案审核情况反馈给研究生院（研究生工作部），审核不合格的考生档案由研究生招生办公室退回考生原单位，材料不齐全的要求考生补齐。
第八条 审核合格的拟录取考生档案作为研究生入学前档案材料，由所属研究生培养单位负责管理和保存。
第三章 研究生在校期间相关材料归档
第九条 研究生档案材料包括入学前档案和在校期间归档的材料，研究生在校学习期间应归档的材料包括以下内容：
1.硕士研究生归档材料：党、团组织相关材料；攻读硕士研究生入学登记表；硕士研究生登记表；成绩单；授予学位证明书；毕业研究生登记表；就业通知书；入学体检表；学籍异动材料；推免生材料；奖惩材料以及其它具有保存价值、应予归档的研究生个人材料。
2.博士研究生归档材料：报考攻读博士学位研究生登记表等考务档案材料；博士研究生登记表；授予学位证明书；毕业研究生登记表；成绩单；入学体检表；学籍异动材料；奖惩材料以及其它具有保存价值、应予归档的研究生个人材料；非定向博士研究生还应包括就业通知书。
第十条 研究生档案材料归档的有关要求：
1.每份档案袋上要列出研究生归档材料的具体目录，详细记载归档的主要材料。
2.研究生归档材料应真实准确，完整清晰，凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章，规定由本人的签字须由本人签字。
3.档案材料须用蓝黑钢笔或签字笔填写，严禁涂改、修补和其它技术处理。
第四章 研究生档案的查阅与使用
第十一条 校外有关单位和个人因工作需要查阅研究生档案的，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查阅内容及目的，方可在档案管理人员在场的情况下查阅档案，并按规定予以登记。
第十二条 研究生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，填写《研究生档案借阅审批表》，经各培养单位主管领导批准后方可办理借阅手续。
第十三条 研究生档案借阅时间不得超过7天，若情况特殊需延期的，应补办借阅手续。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。
第十四条 查（借）阅研究生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十五条 研究生本人不得查阅个人档案。确有极特殊原因需要复制本人相关档案材料的，须由研究生本人提交书面申请，说明需要何种证明材料和使用目的，经各培养单位研究生档案主管领导批准后，由档案管理人员按规定办理。
第五章 研究生档案的转递
第十六条 研究生毕业后，由各培养单位按照研究生院（研究生工作部）关于毕业生档案封装要求进行整理、封存，并在规定时间内移交给研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）通过中国邮政进行转递。
第十七条 毕业派遣研究生档案的转递依据为就业通知书；升学研究生档案转递依据为录取通知书或调档函；在职研究生档案的转递依据为其单位所开具的调档函。
第十八条 毕业研究生档案若因特殊情况需个人提取的，须提供档案接收单位调档介绍信和提档人有效身份证件。
第十九条 在毕业研究生档案转递完成3个工作日后，研究生院（研究生工作部）将档案转递去向在研究生院网站学生管理栏目的最新动态进行公布，为毕业研究生提供查询服务。
第二十条 结业、肄业和中途退学的研究生档案，各培养单位根据接收单位出具的接收证明材料报研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）统一进行转递。
第六章 研究生档案管理的检查监督
第二十一条 研究生院（研究生工作部）要对各研究生培养单位研究生档案管理工作进行不定期检查，确保研究生档案管理工作的有序进行。
第二十二条 研究生档案管理的相关工作人员要熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理纪律，确保研究生档案的连续、完整与安全。
第七章 附 则
第二十三条 本办法自公布之日起执行，本办法由研究生院（研究生工作部）负责解释。
第二十四条 本办法自公布之日起，《东北财经大学研究生档案管理办法》（东北财大研究生研发[2012]13号）同时废止。